Dataskyddsförordningen (GDPR)

Med anledning av att personuppgiftslagen (PUL) ersätts av dataskyddsförordnigen (GDPR) den 25 maj 2018 sker nu en förändring kring Lunds hundungdoms rutiner kring lagring av personuppgifter. LHU som är en ideell förening har under alla år på ett eller annat sätt behövt spara olika personuppgifter för att kunna bedriva verksamhet. Exempelvis i medlemsregister, vid tävlingar och vid anmälan till aktiviteter. I PUL, som i år ersätts av GDPR, var ideella föreningar undantagna i de regler som gällde kring lagring av personuppgifter. I nya GDPR är ideella föreningar inte längre undantagna från reglerna. Därmed behöver LHU göra vissa ändringar i rutinerna av lagringen av personuppgifter. En av dessa förändringar är att informera alla medlemmar och personer som på ett eller annat sätt är aktiva i klubben hur vi hanterar personuppgifter.



____________________________________________________________________

Version 1.0 Uppdaterad 25-01-18



Villkor för medlemskap och deltagande på aktiviteter i Lunds hundungdom

Som medlem i Lunds hundungdom och vid deltagande på klubbens aktiviteter godkänner du att Lunds hundungdom sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att klubben ska kunna vara verksam och anordna aktiviteter. Vid anmälan till olika aktiviteter kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av vår information kring Lunds hundungdoms lagring av personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen behöver Lunds hundungdom informera dig som medlem och deltagare på aktiviteter om att vi lagrar dina personuppgifter.

Information om Lunds hundungdoms rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, aktiviteter och tävlingar.



  • Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifter



I samband med Lunds hundungdoms aktiviteter, tex kurser, tävlingar, prova-på, möten, fixardagar osv, registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter över vårt medlemsregister över klubbens lokalmedlemmar.

Dessa uppgifter lagrar vi delvis för att registrera medlemmarnas deltagande på klubbens olika aktiviteter. Lagring av personuppgifterna sker även för att klubben ska kunna söka olika typer av bidrag för de aktiviteter som vår ideella barn- och ungdomsförening har möjlighet att söka. I dessa ansökningar behöver Linköpings hundungdom kunna redogöra för när och vilka som har deltagit på våra olika aktiviteter.

Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med någon eller flera medlemmar i olika sammanhang. Till exempel på kontakt kan ske vid utskick av klubbinformation, förnyelse av lokalmedlemskap, kursinformation till kursdeltagare, olika inbjudningar och utskick av PM till aktiviteter och tävlingar.

Vissa av klubbmedlemmarnas deltagande på och resultat från tävlingar anordnade av Lunds hundungdom eller annan klubb/organisation lägger vi vid vissa tillfällen upp på våran hemsida, ibland tillsammans med en presentationstext och bild. Exempel när detta brukar ske är efter klubbmästerskapen och vid deltagande på mästerskap.

Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på uppgifter som lagras i dokument kan vara protokoll och verksamhetsberättelsen från årsmöten.



  • När lagrar vi personuppgifter


Lunds hundungdom lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, i medlemsregister och vid tävlingar. Lagringen sker oftast i form av anmälningsformulär, tex i digitalt eller i fysisk form, som vanligtvis du fyller i. Det kan även ske när vi efterfrågar saknade uppgifter vid en aktivitet. När du lämnar personuppgifter till oss får du godkänna att vi lagrar uppgifterna. Personuppgifter lagras även vid bokningsförfrågningar för hallen och i vår mejl.



  • Vilka personuppgifter lagrar vi



De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter, tävlingar eller registrering av medlemskap. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi behöver för vårt syfte av lagringen av personuppgifter (se ovan). Ibland noterar vi dina lämnade uppgifter i fysisk eller digital form. De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar.



  • På vilket sätt lagrar vi personuppgifter & vilka har tillgång till den lagrade informationen



Vi lagrar vårt material i ett digitalt dokument och i en molntjänst men även i fysisk pappersdokumentation. De lagrade uppgifterna nås endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga. Vid sökande av bidrag anges endast de uppgifter som krävs vid ansökan. Mottagaren av bidragsansökan får då även tillgång till de begränsade uppgifterna som gäller för aktuell ansökan. Uppgifter som inte behöver delges vid bidragsansökningar och lämnas till bidragsmottagaren används endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga för att kontrollera att kriterierna vid bidragsansökningarna ska vara uppfyllda. Tävlingsresultat rapporteras till de organisatörer som krävs för att resultatet ska registreras på rätt sätt. Sparande av tävlingsresultat sker även i klubben och används som referens vid oklarheter eller felaktiga uppgifter i resultatregistreringen.



  • Hur länge lagrar vi personuppgifter



Vi är framför allt styrda av regler kring bidragsansökning och genomförande av officiella tävlingar vad gäller tiden vi lagrar uppgifterna. Vi behöver spara uppgifter som vi har lagrat i 5år. Vid bidragsansökningar kan dessa uppgifter behövas för att i efterhand ska kunna kontrolleras för dess äkthet. Dokumentation och resultat från officiella tävlingar anordnade av klubben måste vi spara i 10 år för eventuell kontroll.



  • Revidering av denna text



Vid olika förändringar som rör och påverkar Lunds hundungdom och klubbens verksamhet kan denna text behövas revideras. Klubben och dess verksamhet påverkas tex av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att Lunds hundungdom behöver anpassa klubbens hanterande och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.